MANUAL DE POLITICAS Y TRATAMIENTOS DE RECOLECCIÓN Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE PROYECCION DIGITAL SAS
PROYECCION DIGITAL SAS., garantiza la confidencialidad, transparencia, integridad y seguridad de los datos personales recolectados por los diferentes mecanismos, de conformidad con la ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el decreto 886 de 2014, y demás normas concordantes y pertinentes, relacionados con la autorización del titular de la información para el tratamiento de sus datos personales, las políticas de tratamiento de los responsables y encargados, y el ejercicio de los derechos de los titulares de información.
De conformidad con lo dispuesto en el Decreto 886 de 2014 las bases de datos manejada serán inscritas en el Registro Nacional de Base de Datos.
Se reserva en los eventos contemplados en la ley y en sus estatutos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus bases de datos, como confidencial de acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos y reglamentos.
Se procederá de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional, realizar el registro de sus bases de datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. Es preciso aclarar que el RNBD es directorio público de las bases de datos, se encuentran sujetas al tratamiento que opera en el país y será de libre consulta para los ciudadanos de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.
CONTENIDO DEL MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y DE PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Generalidades
Bases de Datos en las que Actúa como responsables y encargadas del tratamiento
1. Base de Datos de Proveedores
2. Base de datos de niños, niñas y adolescentes
3. Base de datos del personal de empleados
4. Base de datos de clientes
DATOS SENSIBLES
ANEXOS
Políticas De Tratamiento De Datos Personales
Principios Para El Tratamiento De Datos Personales
Definiciones
Marco Legal
Ámbito De Aplicación
Aviso de Privacidad
Autorización del titular para el tratamiento de datos
Uso y finalidad del tratamiento de datos personales
Derechos de los Titulares
Procedimiento para los derechos del titular de datos
Deberes del como responsable del tratamiento de datos personales
Seguridad de la información y medidas de seguridad
Función de protección de datos personales al interior de la empresa
Prohibiciones
Área encargada del trámite para que el titular de los datos ejerza sus derechos de peticiones, consultas y reclamos.
Modificación de la política de tratamiento
Generalidades
Se informa a los todos los interesados sobre las políticas de protección de datos, de conformidad con lo establecido en la Constitución Nacional, Ley 23 de 1982, Ley 44 de 1993, Ley 1581 de 2012, El Decreto 1377 de 2013 el cual tiene como objeto reglamentar parcialmente la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
Bases de Datos en las que Actúa como responsables y encargadas del tratamiento
En el Tratamiento de los datos contenidos en las Bases de Datos actúa tanto en calidad de “responsable”, toda vez que es quien recauda la información y toma las decisiones sobre el tratamiento de los datos, como en calidad de “encargado”, en la medida en que es quien realiza el Tratamiento de los datos.
A continuación, se mencionan las Bases de Datos sobre las cuales realiza tratamiento de información personal.
1. Base de Datos de Proveedores
Descripción
Esta base de datos corresponde a la información personal que se recolecta sobre las personas naturales proveedores de bienes y servicios que ofrecen, prestan servicios o venden productos.
Contenido
Esta base de datos contiene la siguiente información: nombre de la persona, el número de identificación, el teléfono, el correo electrónico, la dirección de contacto, la persona de contacto, la actividad económica, la información financiera, referencias comerciales, referencias personales, contratos realizados con otros terceros, el régimen y datos necesarios para cumplir con la finalidad de esta base de datos.
Forma en que se recopilan los datos
La información primordialmente se obtiene a través del formato de creación de terceros. En este formato el proveedor autoriza para verificar la información suministrada, reportar, almacenar, actualizar, consultar, procesar, compilar, intercambiar, suministrar, grabar, solicitar y divulgar la información de carácter personal ante cualquier operador, centrales de información del sector financiero con fines estadísticos, de control, supervisión, pruebas administrativas, actualización o verificación información de conformidad con lo preceptuado en la ley de habeas data y de protección de datos personales.
Finalidad
La información contenida en esta base de datos tiene por finalidad crear al proveedor en PROYECCION DIGITAL S A S., cumplir con las obligaciones derivadas del contrato comercial, realizar pagos, realizar transferencias bancarias asociadas a los servicios prestados llevar un control de los proveedores, facturar los servicios o productos adquiridos, llevar control de pagos y de niveles de compras, enviar reportes a DIAN, y a la Secretaria de Hacienda Departamental y en general entidades tributarias, de conformidad con lo dispuesto en la normatividad colombiana. Igualmente, es utilizada para contactarlos para contratar de nuevo.
La Base de Datos de Proveedores también puede ser utilizada para dar cumplimiento a las obligaciones contraídas con proveedores, así como evaluar la calidad de productos y servicios.
Tratamiento
La información personal contenida en esta base de datos es objeto de recolección, de procesamiento, de almacenamiento y de uso.
Los proveedores titulares de la información personal han dado autorización. para verificar la información suministrada, así como para reportar, almacenar, actualizar, consultar, procesar, compilar, intercambiar, suministrar, grabar, solicitar y divulgar la información de carácter obtenida a Centrales de Información con fines estadísticos, de control, supervisión, pruebas administrativas, actualización o con fines de verificación de información de conformidad con lo preceptuado en la ley de habeas data. De manera tal que, con esta autorización, la información puede ser compartida con centrales de información.
Sobre las medidas de seguridad ha previsto códigos de acceso y usuarios restringidos que sólo pueden consultar esta información. De manera tal que sólo los usuarios que crean la información tienen permiso para su uso.
Adicionalmente, esta base de datos cumple con las finalidades generales establecidas en el uso y finalidad del tratamiento de datos personales del presente Manual.
Vigencia
Esta base de datos se encuentra vigente mientras exista la relación comercial con el proveedor más un periodo adicional de 20 años. Así mismo se conserva un archivo histórico de los proveedores que han estado vinculados.
2. Base de datos de niños, niñas y adolescentes
Descripción
Esta base de datos corresponde a la información de los niños, niñas y adolescentes quienes participan en actividades lúdicas y recreacionales.
Contenido
Esta base de datos contiene la siguiente información personal: nombre del titular y del niño, identificación de titular y niño, teléfono de titular y niño, Correo electrónico de titular y niño, número de celular de titular y niño, dirección y domicilio de titular y niño.
Forma en que se recopilan los datos
La información se obtiene a través de los procesos administrativos.
Finalidad
La información contenida en esta base de datos tiene por finalidad dar cumplimiento a obligaciones contraídas con los niños, niñas y adolescentes.
Tratamiento
La información personal contenida en esta base de datos es objeto de recolección, de procesamiento, de almacenamiento y de uso. Para los casos de consulta se recolecta y almacena.
La autorización se obtiene en medio físico y/o magnético con la aceptación de términos. La información es obtenida a través del formato para cada actividad y la autorización se obtiene con la suscripción de este.
Sobre las medidas de seguridad, se tienen mecanismos y herramientas para que sólo pueda consultar la información quien la crea y quien tiene permiso para uso.
El tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se rige por las siguientes clausulas:
- La autorización debe ser otorgada por personas que estén facultadas para representar los niños, niñas y adolescentes.
- El representante de los niños, niñas y adolescentes deberá garantizarles el derecho a ser escuchados y valorar su opinión del tratamiento teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de los niños, niñas y adolescentes para entender lo que se presente.
- Debe estar en la capacidad de dar respuesta a las preguntas sobre datos de los niños, niñas y adolescentes al cual está representando.
- El tratamiento debe respetar el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegurar el respeto de sus derechos fundamentales.
- Se debe informar de forma explícita y previa al Titular y/o representante cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad de este.
Vigencia
La información personal contenida en esta base de datos es custodiada mientras dura la relación los niños, niñas y adolescentes más un periodo adicional de 20 años. Si en un caso individual, existen indicios de una necesidad de protección o de interés histórico de estos datos, se prolongará el plazo de almacenamiento de estos datos hasta que se haya aclarado la necesidad legal de protección.
3. Base de datos del personal de empleados
Descripción
Esta Base de Datos contiene la información que se recolecta sobre los empleados vinculados a través de contratos de trabajo, estudiantes en práctica y aprendices del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA y es manejada por talento humano.
Contenido:
La información personal contenida en esta Base de Datos contiene la información suficiente para crear un vínculo laboral y es suministrada por los colaboradores directamente y se maneja en la carpeta del colaborador.
Forma en que se recopilan los datos
Talento humano recoge la información contenida en esta base de datos del proceso de contratación de personal, de la hoja de vida y del examen médico. Los Datos son solicitados a los titulares a través del Contrato laboral.
Finalidad
Los datos anteriormente mencionados únicamente se recopilan con el fin de cumplir con las obligaciones derivadas del contrato laboral, dentro de los que están, la atención de solicitudes, la generación de certificados y constancias, la afiliación a las entidades del Sistema de Protección Social, la realización de actividades de Bienestar Laboral, el levantamiento de registros contables, los reportes a autoridades de control y vigilancia, la adopción de medidas tendientes a la prevención de actividades ilícitas, pagar impuestos, comunicación en caso de ausencia, entre otros fines administrativos, comerciales y de contacto.
Los datos sensibles, se utilizan para el pago de la nómina de personal operativo y verificación de horarios laborales y el grupo sanguíneo u otra información relacionada con la salud del trabajador, se utiliza en casos de emergencia, o para el reporte ante las entidades del Sistema de Seguridad Social en Salud.
Tratamiento
El tratamiento que recibe esta base de datos por parte en su condición de responsable y encargado incluye la recolección, el almacenamiento y el uso. Los datos también son utilizados para enviar reportes a las entidades administrativas que lo soliciten, con base en las normas del Sistema de Seguridad Social y complementarias. Los datos de empleados se encuentran contenidos en físico en las instalaciones.
En cuanto a las medidas de seguridad, la información personal contenida en esta base de datos sólo la puede consultar quien la crea y quien tiene permiso para uso, es decir Talento humano.
Adicionalmente, esta base de datos cumple con las finalidades generales establecidas en el uso y finalidad anteriormente descrita.
Vigencia
Esta Base de Datos estará vigente mientras exista la relación laboral entre el empleado la empresa y por diez (10) años más contados a partir de la fecha de liquidación del contrato. Sin embargo, para asuntos de aportes a pensiones conservará en archivo esta información mínima por 30 años. Así mismo conserva la información en un archivo histórico de las personas que han estado vinculadas.
4. Base de datos de clientes
Descripción
Esta base de datos corresponde a la información de los clientes de, quienes adquieren los diferentes bienes y servicios.
Contenido
Esta base de datos contiene la siguiente información personal: nombre, identificación, teléfono, Correo electrónico, número de Celular, dirección y domicilio.
Forma en que se recopilan los datos
La información se obtiene a través de los vínculos de relaciones comerciales.
Finalidad
La información contenida en esta base de datos tiene por finalidad permitir a PROYECCION DIGITAL SAS., cumplir apropiadamente con su objeto social, atender las necesidades, al igual que para quejas o preguntas.
Adicionalmente, esta base de datos se utiliza para dar cumplimiento a obligaciones contraídas con clientes, evaluar la calidad de productos y servicios, informar sobre nuevos productos o servicios relacionados. Esta base de datos también se utiliza para información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios.
Tratamiento
La información personal contenida en esta base de datos es objeto de recolección, de procesamiento, de almacenamiento y de uso. Para los casos de consulta se recolecta y almacena. La información obtenida es alimentada con el fin del envío de correos masivos con fines comerciales y de publicidad.
La autorización se obtiene en medio físico y/o magnético con la aceptación de términos. La información es obtenida a través de los formatos de vinculación comercial y la autorización se obtiene con la suscripción del mismo.
Sobre las medidas de seguridad, se tienen mecanismos y herramientas para que sólo pueda consultar la información quien la crea y quien tiene permiso para uso.
Vigencia
La información personal contenida en esta base de datos es custodiada mientras dura la relación comercial con el cliente más un periodo adicional de 10 años. Si en un caso individual, existen indicios de una necesidad de protección o de interés histórico de estos datos, se prolongará el plazo de almacenamiento de estos datos hasta que se haya aclarado la necesidad legal de protección.
DATOS SENSIBLES
Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.
- Tratamiento de datos sensibles: Se podrá hacer uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando:
- a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
- b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
- c) El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
- d) El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
- e) El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.
- Autorización del titular para el tratamiento de los datos sensibles
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.
En el Tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho Tratamiento sea posible conforme a lo establecido en el Artículo 6 de la Ley 1581 de 2012 cumplirá con las siguientes obligaciones:
- Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
- Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad de su Tratamiento, y además obtener su consentimiento expreso.
- Ninguna de las actividades que realiza está ni estará condicionada a que el titular suministre sus datos personales sensibles.
- Casos en que no se requiere la autorización: La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:
- a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- b) Datos de naturaleza pública.
- c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
- d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
- e) Datos relacionados con el registro civil de las personas.
ANEXOS
Políticas De Tratamiento De Datos Personales
Las políticas para el tratamiento de datos personales presentan a todo el personal directamente implicado en el uso de sus datos, el manejo de autorizaciones, solicitudes de aceptación, consultas, reclamos y supresión relacionados con el tratamiento de la información en cumplimiento con las disposiciones legales establecidas en la ley estatutaria No. 1581 del 2012 en el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos.
Reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el cual tiene como objeto reglamentar parcialmente la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales. Asimismo, señala lo relacionado con el tratamiento de datos en el ámbito personal o doméstico, definiciones, autorización, políticas de tratamiento, ejercicio de los derechos de los titulares, transferencias y transmisiones internacionales de datos personales y responsabilidad demostrada frente al tratamiento de datos personales y de ahí en adelante todas las reglamentaciones que modifiquen, adicionen o complementen la normatividad aplicable, las cuales deben ser aplicadas.
VIGENCIA
La presente política rige a partir del diez (10) de marzo de 2022 y deja sin efectos los reglamentos o manuales especiales que se hubiesen podido adoptar relacionados a la protección de datos.
Datos generales de la empresa como responsable del tratamiento de Datos Personales
Razón Social: PROYECCION DIGITAL S A S
A Quién Se Dirige La Política De Tratamiento De Datos Personales
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales está dirigida a todas las personas tengan una relación laboral o de cualquier índole que suministre datos personales y se incluyan en las bases de datos.
Objetivo de las Políticas de Tratamiento de Datos Personales
Dar lineamiento al uso de datos personales de los titulares en cuanto a la autorización, recolección, actualización y rectificación de la información personal adquirida por los diferentes mecanismos en las bases de datos.
Principios Para El Tratamiento De Datos Personales
La Ley 1581 establece en el Artículo 4 los 9 principios rectores del tratamiento de los datos Personales, por lo cual serán acatados y ejecutados para la recolección, uso y tratamiento los datos personales:
- Principio de Legalidad: El Tratamiento de los datos personales es una actividad reglada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables al tema.
- Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la constitución y la ley, debe ser informada al titular.
- Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con la previa autorización del titular, como también se debe informar de su finalidad. Los datos personales no podrán ser divulgados sin previo consentimiento.
- Principio de veracidad o calidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable, y comprensible.
- Principio de transparencia: Se debe garantizar a los titulares de los datos el derecho de verificar datos exclusivamente personales, se reserva el derecho de restringir a terceros de consultar información de datos que no le conciernan.
- Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales de los titulares no podrán estar disponibles en internet, u otros medios de divulgación o comunicación masiva.
- Principio de seguridad: La información que sea sujeta a tratamiento deberá será protegida mediante parámetros establecidos con el objetivo de otorgar seguridad a los registros obtenidos.
- Principio de Confidencialidad: Se encuentra en la obligación de garantizar la reserva de información.
- Principio de Temporalidad del dato: Agotada la finalidad para la cual fue recolectado y/o tratado el dato personal, el responsable o encargado cesará su uso.
Definiciones
Para efectos legislativos se establece en la presente política las definiciones que serán aplicadas e implementadas acogiendo los criterios de interpretación que garanticen los derechos de habeas data y protección de datos personales; de acuerdo con lo establecido en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 se entiende por:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas, y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Causahabientes de los datos: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato Privado: El dato privado es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
Dato Semiprivado: El dato semiprivado es aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio.
Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos Sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Datos Biométricos: Son aquellos rasgos físicos, biológicos o de comportamiento de un individuo que lo identifican como único del resto de la población como Huellas dactilares, Análisis del ADN.
Empleado: Persona natural que en virtud de un contrato de trabajo se obliga a prestar un servicio personal a otra persona natural o jurídica, bajo la continuada dependencia o subordinación de la segunda y mediante remuneración.
Ex empleado: Persona natural que estuvo vinculada laboralmente con la empresa.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Política de Tratamiento: Se refiere al presente documento, como política de tratamiento de datos personales aplicada por la empresa de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia.
Proveedor / Marca: Para los efectos de este documento, toda persona natural o jurídica que preste algún servicio., en virtud de una relación contractual.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable. Visitante: persona (s) que están en un lugar por una duración inferior a 8 horas sin ejercer una actividad que se remunere en el lugar visitado.
Marco Legal
- La Ley 1581 de 2012,
- Decreto 1377 de junio 27 de 2013,
- Decreto 886 de 2014
- Sentencias de la Corte Constitucional C-1011 de 2008 y C-748 de 2011.
- Ley 1266 de 2008.
- Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010.
- Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013.
Toda interpretación, actuación judicial o administrativa derivada del tratamiento de los datos personales estará sujeta a las normas de protección personal establecidas en la República de Colombia y las autoridades administrativas o jurisdiccionales competentes para la resolución de cualquier inquietud, queja o demanda sobre las mismas serán las de la República de Colombia y se tendrán en cuenta las normas que modifiquen, adicionen o complementen la normatividad aplicable.
Ámbito De Aplicación
El ámbito de aplicación de la presente política de protección de datos de conformidad con la Ley 1581 de 2012, serán los datos de personas naturales y jurídicas registrados en todas las bases de datos de la empresa o cuyo tratamiento ha sido encargado a ésta.
La presente política se aplicará al tratamiento de datos personales efectuados en territorio colombiano o en caso de que dejare de estar domiciliada en el territorio nacional, y le sea aplicable la legislación colombiana en virtud de normas y tratados internacionales.
El régimen de protección de datos personales que se establece en la presente política no será de aplicación de:
- a) Las bases de datos o archivos mantenidos en un ámbito exclusivamente personal o doméstico. Cuando estas Bases de Datos o archivos vayan a ser suministrados a terceros se deberá, de manera previa, informar al titular y solicitar su autorización.
En este caso los responsables y encargados de las bases de datos y archivos quedarán sujetos a las disposiciones contenidas en la ley de Habeas Data.
- b) Las Bases de Datos y archivos que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.
- c) Las Bases de Datos que tengan como fin y contengan información de inteligencia y contrainteligencia.
- d) Las Bases de Datos y archivos de información periodística y otros contenidos editoriales.
- e) Las Bases de Datos y archivos regulados por la Ley 1266 de 2008.
- f) Las Bases de Datos y archivos regulados por la Ley 79 de 1993.
Aviso de Privacidad
A través del aviso de privacidad se informa al titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Alcance y contenido del aviso de privacidad
El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:
- a) La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento.
- b) El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad de este.
- c) Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.
Autorización del titular para el tratamiento de datos
El consentimiento y/o autorización se solicitará con previa anticipación e informará a los titulares la recolección y uso de datos personales.
Mecanismos para otorgar la autorización: La autorización se utilizará por medio de documentos físicos, electrónicos o cualquier otro formato que facilite su posterior verificación. Estarán a disposición del titular junto con el tratamiento de sus datos personales en la empresa de acuerdo con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
Prueba de la autorización: Se conservará el aviso de privacidad y autorizaciones que se transmita a los titulares mientras se lleve a cabo el tratamiento de los datos personales y perduren las obligaciones que de este se deriven.
Uso y finalidad del tratamiento de datos personales
Los datos recolectados del titular de los datos personales se registran, almacenan, y se les dan uso para con los propósitos que fueron solicitados o por requerimientos de las entidades públicas.
Los Datos Personales son utilizados;
- Ejecutar las actividades propias.
- Ofrecerle los productos, servicios y o beneficios que buscan satisfacer las necesidades de los titulares y servicios lo cual puede hacerse por medios físicos o a través de correos electrónicos y/o móviles.
- Enviar la información a entidades gubernamentales por exigencia legal.
- Consultar información en las listas de control (Listas Nacionales e Internacionales), consultar a la CIFIN, a las centrales de información, Lista Clinton, Procuraduría, Contraloría, Policía Nacional, DIJIN con el fin de preservar la confianza y transparencia entre el Titular de los Datos.
- Soportar procesos de auditoría externa e interna.
- Para la ejecución de procesos de índole judicial y extrajudicial en los casos permitidos por los Estatutos y Reglamentos.
- Registrar la información de trabajadores, proveedores, clientes (activos e inactivos) en las bases de datos para el envío de información contractual, comercial y obligacional a que hubiere lugar.
- Para verificación de referencias de trabajadores, proveedores activos o potenciales, en las bases de datos.
- Respecto de la recolección y tratamiento de datos realizados mediante mecanismos automatizados con el objeto de generar registros de actividad de los visitantes y registros de audiencia sólo podrá utilizar dicha información para la elaboración de informes que cumplan con los objetivos señalados. En ningún caso podrá realizar operaciones que impliquen asociar dicha información a algún usuario identificado o identificable
- Atender derechos de petición.
Los Datos Personales de los titulares serán utilizados sólo para los propósitos aquí señalados, por lo tanto, no venderá, licenciará, transmitirá o divulgar los Datos Personales, salvo que:
El Titular autorice expresamente a hacer la información de los titulares tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración sea permitido por la ley.
Para el manejo interno de los Datos, éstos podrán ser conocidos por el personal autorizado la cual incluye la Asamblea General de Accionistas, la Junta Directiva, la Revisoría Fiscal, la gerencia y las diferentes áreas autorizadas.
Podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando ello ocurra, dichos terceros estarán obligados a proteger los datos personales en los términos exigidos por la ley y en su condición de Encargados del manejo de las Bases de Datos.
En el caso de transmisión de datos personales suscribirá el contrato de transmisión a que haya lugar en los términos del Decreto 1377 de 2013.
Igualmente, podrá transferir o transmitir los datos a proveedores tercerizados que realicen alguna labor (según corresponda), en Colombia o en el extranjero para la prestación de un mejor servicio guardando las debidas medidas de seguridad de los datos de los titulares.
Una vez cese la necesidad de Tratamiento de los Datos Personales, los mismos serán eliminados de las bases de datos
Derechos de los Titulares
Garantizará a los titulares de los datos personales el ejercicio de los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a la empresa
- Ser informado por la empresa
- Previa solicitud, respecto del uso que se les ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente política empresarial para la protección y manejo de datos e información personal de clientes y las normas que regulen la materia.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
De acuerdo al artículo 8 del Decreto 1377 dispone un mecanismo gratuito y ágil a través del cual el titular puede en todo momento, y siempre que no medie un deber legal o contractual que así lo impida, solicitar la supresión de los datos personales y/o revocar la autorización que ha otorgado para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de una solicitud escrita dirigida
Para tal efecto se establecen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse:
- Sobre la totalidad de las finalidades consentidas, que la empresa deba dejar de tratar por completo los datos del titular
- Si vencido el término legal respectivo no elimina de las bases de datos los datos personales del titular que lo solicitó, el titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento al menos una vez cada mes calendario y cada vez que existen modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento.
Legitimación para el ejercicio de los derechos de los titulares. Adicionalmente al titular de la información, reconoce que las siguientes personas pueden ejercer los derechos de los titulares siempre y cuando acrediten su calidad:
- a) Causahabientes del Titular.
- b) Representante o apoderado del Titular.
- c) Por estipulación a favor de otro o para otro.
PARAGRAFO: El titular debe acreditar su identidad en forma suficiente.
Procedimiento para los derechos del titular de datos
Según el artículo 20 del Decreto 1377, los derechos de los titulares establecidos en la Ley 1581, podrán ser ejercidos por las siguientes personas:
- Por el Titular de los datos, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios o mecanismos que tenemos a su disposición.
- Por los causahabientes del Titular de los datos, quienes deberán acreditar tal calidad por el representante y/o apoderado del titular de los datos, previa acreditación ante de la representación o apoderamiento.
- Por estipulación a favor de otro o para otro. De acuerdo con lo previsto en la ley 1581, en sus artículos 14 y 15, para el ejercicio de cualquiera de los derechos que le asisten como titular de los datos, se podrá utilizar ante cualquiera de los mecanismos que se establecen a continuación:
1. Procedimiento para consultas:
Los titulares podrán consultar información personal que repose en las bases de datos para lo cual se garantiza:
- Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
- Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados.
- Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones.
- En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días hábiles, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
2. Procedimientos para Reclamos
El titular podrá solicitar que sus datos sean corregidos, actualizados o suprimidos cuando considere el incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrá presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento, canalizándola y remitiéndola a través de la dependencia designada quien ejercerá la función de protección de datos personales.
El reclamo lo podrá presentar el titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y en el decreto1377 de 2013, y demás normas que los modifiquen o adicionen.
Implementación De Procedimientos Para Garantizar El Derecho A Presentar Reclamos
En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrán solicitar a la dependencia designada para el manejo de bases de datos de la empresa, la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad; en caso de que la solicitud sea formulada por una persona distinta del titular, deberá acreditarse en debida forma la personería o mandato para actuar; y en caso de no acreditar tal calidad, la solicitud se tendrá por no presentada.
La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por la empresa y contener, como mínimo, la siguiente información:
- El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
- Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
- La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
- En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.
Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por:
- a) El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse.
- b) Su representante, previa acreditación de la representación.
Garantías Del Derecho De Acceso
Les garantizará a sus clientes el derecho de acceso cuando previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad o personalidad de su representante, poniendo a disposición de este, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos a través del correo electrónico
1. Procedimiento para rectificación y actualización de datos
Tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriban señaladas. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:
En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
La empresa tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al titular. En consecuencia, se dispondrá el correo electrónico o por medio de solicitud escrita dirigida y entregada en sus instalaciones.
2. Procedimiento para supresión de datos
El titular tiene el derecho, en todo momento, solicitar a la empresa la supresión de sus datos personales cuando:
- a) El titular considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
- b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad la cual fueron recaudados.
- c) Se supere el periodo necesario para el cumplimiento de los fines.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio de este cuando:
– El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
– La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
– Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
Deberes del como responsable del tratamiento de datos personales
La empresa cuando actúe como responsable del tratamiento de datos personales, cumplirá con los siguientes deberes:
- a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
- c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
- d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- e) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
- g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
- h) Suministrar al encargado del tratamiento, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
- i) Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
- j) Tramitar las consultas y reclamos formulados.
- k) Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
- l) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
- m) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
Seguridad de la información y medidas de seguridad
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Función de protección de datos personales al interior de la empresa
En los términos establecidos en la normatividad vigente, actuará como responsable del tratamiento de datos personales; el encargado (a) del área administrativas y la persona del punto de información actuaran como responsables de la recolección de los datos personales de los clientes.
La empresa designa el área administrativa o la dependencia que haga sus veces, como la persona que recibirá, procesará y canalizará las distintas solicitudes que se reciban. Una vez reciba estas comunicaciones, entrarán a cumplir con la función de protección de datos personales y deberán dar trámite a las solicitudes de los titulares, en los términos, plazos y condiciones establecidos por la normatividad vigente, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
Prohibiciones
En desarrollo de esta norma de seguridad de la información personal, se establecen las siguientes prohibiciones y sanciones como consecuencia de su incumplimiento.
- La empresa prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales de carácter sensible sin autorización del titular del dato personal.
- La empresa prohíbe la cesión, comunicación o circulación de datos personales, sin el consentimiento previo, escrito y expreso del titular del dato o sin autorización la cesión o comunicación de datos personales deberá ser inscrita en el registro central de datos personales de la empresa y contar con la autorización del custodio de la base de datos.
- Los datos sensibles que llegaren a identificarse en el proceso de auditoría serán informados al usuario del recurso informático, con el fin de que este proceda a eliminarlos; de no ser posible esta opción, PROYECCION DIGITAL S A S., procederá a eliminarlos de manera segura.
- La empresa prohíbe a los destinatarios de esta Norma cualquier tratamiento de datos personales que pueda dar lugar a alguna de las conductas descritas en la ley de delitos informáticos 1273 de 2009. Salvo que se cuente con la autorización del titular del dato según el caso.
Área encargada del trámite para que el titular de los datos ejerza sus derechos de peticiones, consultas y reclamos.
La responsabilidad en el adecuado tratamiento de los datos personales está en cabeza de todos los trabajadores en consecuencia, al interior de cada área que maneje los procesos de negocios que involucren tratamiento de datos personales, deberán adoptar las reglas y procedimientos para la aplicación y cumplimiento de la presente norma, dada su condición de custodios de la información personal que está contenida en los sistemas de información.
La dependencia encargada de tramitar las consultas, quejas, reclamos y peticiones relacionados con el tratamiento y protección de los datos personales de trabajadores, clientes, proveedores, y demás titulares de los datos personales que maneja en sus bases de datos, será el área administrativa.
Mail: administracion@proyedigi.com
Modificación de la política de tratamiento
Se informarán a los titulares de Datos en caso de presentarse cambios sustanciales en el contenido de esta Política de Tratamiento de Datos Personales, y/o cuando el cambio se refiera a la finalidad del Tratamiento de los datos personales, antes o a más tardar al momento de la implementación de las nuevas políticas.